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北海道札幌市の外国人のVISA（ビザ）・在留手続きのコンサルタント、 行政書士わいずみともみ事務所 / WAIZUMI Immigration Consulting Officeの和泉知美です。
先日、これまで、中国の商用ビザの申請や、来日するご家族の短期滞在ビザの申請などのサポートをさせていただいたスウェーデン人のお客様からメールがありました。
今度は何のご依頼かな～～(∩´∀｀)∩
と思いながらメールを開いてみたところ・・・
I would need the help have some papers translated and even stamped:
Official registry for me and wife
その後のやり取りで、ご夫妻の住民票と、マイナンバーカード（裏表）を日本語から英語に翻訳して公証役場で認証してもらいたい、というご要望だとわかりました。
翻訳は嬉しいご依頼のひとつです。喜んでお受けしました。
公証役場で認証を受ける際に用意するものは、
①翻訳した文書
②翻訳する前の文書
③Declaration（宣言書）
上記の書類の中で、公証人から認証を受けるのが③のDeclaration（宣言書）になります。
ところで、外国文認証ってなんでしょう？
私も行政書士になるまで知らなかったので、ご存じない方のほうが多いかもしれません。
そもそも、私は、公証役場すら知らなかったですし(;´∀｀)
外国文認証とは
外国語で作成された私署証書及び外国語又は日本語で作成され、外国において使用される私署証書に対する認証のことです。
私署証書とは、私文書のうち、作成者の署名又は記名押印のある文書のことです。
公証人の認証は、その私署証書を作成名義人本人が作成したことを証明するものです。
私署証書の認証は、日本文であろうと外国文であろうと同じ手続きです。
日本においては、私文書を官公庁や会社などに提出する際、公証人の認証を求められることはほとんどありません。
日本では、印鑑登録制度が充実していて、印鑑登録した実印を私文書に押し、印鑑証明書を文書とともに当該官公庁等に提出すれば足りるからです。
しかし、印鑑登録制度のない外国においては、その様な訳にはいかず、官公庁や会社などに提出する私文書には、公証人の認証を求められることがほとんどなのです。
公証役場では公文書の認証は出来ません
公証人は、私文書の認証はできますが、公文書の認証をすることはできません。
公文書は、発行した公的機関自身が認証すべきものだからです。
では、、今回のように、外国の機関から、住民票やマイナンバーカードなどの公文書の認証を求められた場合、どうしたらいいのでしょうか？
答えは、日本語から外国語（今回は英語です）に翻訳し、翻訳した人が、「自分は日本語と当該外国語に堪能であり、添付の公文書の記載内容を誠実に翻訳した。」旨を記載した宣言書(Declaration）を作成して署名し、この文書に外国語訳文と原本の写しとを添付した上、その宣言書を公証人に認証してもらえばいいのです。
この宣言書は、私人が作成した私文書です。公文書ではありません。
ですので、公証人が認証することができるのです。
今回のご依頼人も、外国の機関への official application に使用するそう。
企業内転勤で札幌に住まれていた方ですが、別の国に転勤されるようです。
ちょっとだけ寂しい気持ちになりました。
秋ですね～(´・ω・)
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